新益為5S咨詢公司概述：企業檔案是企業文化的積淀，積淀的時間越久，也就越深厚。但是，由于企業及其員工對檔案管理和檔案工作的認識水平和重視程度不夠，導致企業檔案缺頁少碼，污損嚴重等。為保持檔案的連續性和完整性，企業運用5S管理來進行檔案管理是最基礎的方法。

企業檔案5S管理

一、檔案5S管理之整理

公司檔案5S管理工作開展，最突出的問題是管理人員無法明確地判別工作中形成的文件哪些必須作為檔案保存。那么，就要明確檔案的定義：國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。簡單的講，企業檔案是直接記述和反映企業活動，保存備查的各種企業文件材料的總稱。實際上文件是以多種形式存在的，要求在日常檔案管理工作中，判斷一份文件是不是檔案主要考慮三個方面的問題：是企業在其經營活動中連續積累而形成的嗎？對今后工作具有查考利用價值嗎？是原始的歷史記錄嗎？是，就留存起來成為檔案，妥善保管；不是，隨著事件的結束而淘汰。

二、檔案5S管理之整頓

既然檔案是由文件轉化而來的，而文件是逐年累月、逐份逐件地產生的，并且是雜亂無章，只有把這些文件按照一定的程序和條理集中保管起來，它們才能轉化為檔案。這時候，合理的運用5S管理整頓工具——標識定位，將極大的提升工作效率。比如公司組織一次會議，會議中必然產生許多相互關聯的文件材料，會議的組織者陸續將這些文件材料積累起來，系統完整地反映出此次會議事件的全過程，才能形成檔案。因此各職能部門、每位員工應該始終圍繞其職能活動開展日常的檔案工作：活動策劃中是否考慮檔案的內容及收集；活動中產生的文件是否有標識；文件是否按計劃收集；是否有專人收集；是否有專門指定的存放場所；文件傳遞過程中是否有跟蹤記錄。只有滿足了以上各點的要求，將具有內在聯系的文件科學地存放在一起，才能系統地反映出各種活動的原貌，標識定位清晰。

三、檔案5S管理之清掃

檔案是歷史記錄，是聯系過去、現在和未來的信息紐帶，具有不可替代的重要價值。當檔案形成中的文件缺乏連續性和完整性，檔案便有了一定的局限性，不能真實的反映歷史的全貌，其查考利用價值就會大打折扣。這就要求各職能部門、每位員工立足本職工作，對現有的檔案進行5S管理清掃工作：一項活動中的文件是否連續、完整；文件的存放場所是否符合八防方式；檔案是否移交；是否對文件收集過程中的問題查明原因，并提出根本的解決措施。同時公司的檔案集中管理開展不久，之前的檔案散存在各部門或個別員工手中，檔案部門采取有效的方式和措施進行征集時，各職能部門及其員工群策群力，不斷的協助完善。也應該對缺失狀況進行檢討，防止此類事件的再次發生。

四、檔案5S管理之清潔

企業檔案把往復不斷的現象真實地記錄下來，使瞬間變成永恒，為企業準確提供其發展規律的可靠依據，為企業的長遠發展服務。沒有規矩不成方圓，公司檔案5S管理制度為檔案工作明確了指導方向。但各職能部門、各位員工仍必須結合本職工作，將日常檔案管理工作程序標準化，定期評估標準化實施效果是否得到保持，并研究維持、管理的方法。

五、檔案5S管理之素養

這要求每個職能部門、每位員工都要進行訓練，并從以下幾方面開展：學習檔案的基礎知識、檔案的規章制度；立足本職，理解檔案規章制度；在工作中遵守檔案規章制度。檔案管理部門有義務提供相應的訓練機會，不斷通過全員的共同學習、協作，不斷完善檔案規章制度，提高檔案5S管理水平，形成良好的檔案管理氛圍，使檔案管理能夠立足于基層工作，成為每位員工提升工作素養的有利手段。