新益為6S咨詢公司概述：6S管理活動源于日本，包括“整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETO）、教養（SHITUKE）”等活動。

6S管理如何推行

通常很多人認為6S管理活動對于工廠和車間的現場管理很有幫助，而對管理部門意義不大。通過大量的管理實踐，財會君認為6S管理活動對管理部門提高管理水平和工作效率有十分重要的意義，現在讓我們重點探討一下6S管理活動在財務部門的應用。

1、財務部門6S管理活動的范圍

對于財務部門而言，6S管理活動的范圍包括4M1E，即：工作人員（Man）、辦公設備與工具（Machine）、辦公材料與對象（Material）、工作方法（Method）、辦公環境（Environment）。

其中，工作人員是指財務部門的工作人員以及與財務工作密切相關或對財務工作產生重大影響的人員；辦公設備與工具包括辦公桌、辦公椅、計算機、打印機、復印機、電話機、傳真機、打孔機、釘書機、計算器、算盤等財務人員籍以完成財務工作的設備和工具；辦公材料與對象包括財務信息、憑證、帳冊、報表、紙張、磁盤、油墨、墨水等；

工作方法是指會計核算和財務管理的辦法和流程，如：如何受理審核單據、如何制證、如何審核憑證、如何登賬、如何制表、如何進行各類資產負債的管理、單據如何傳輸、信息如何流動、在流程中人員應如何做等等；辦公環境主要指辦公場所周圍及內部的條件，如：過道、廁所、門窗、地板、天花、燈光、溫度、濕度、污染程度等條件。

整理（SEIRI）活動的中心內容是區分需要的和不需要的物品，以便去粕存精；整頓（SEITON）活動的中心內容是就是將有用的物品按照合理的次序擺放好，以提高工作效率；清掃（SEISOU）活動的中心內容是清除灰塵、污垢、雜務、廢物和異物等，以保持現場的整潔干凈；清潔（SEIKETO）活動的中心內容是通過標準化管理以維持整理、整頓、清掃后的最佳狀態；教養（SHITUKE）活動的中心內容是教育員工養成遵守6S管理規定和制度的習慣。

2、財務部門6S管理活動具體內容

（一）內部管理活動

1、人員

整理

⑴對通過視覺、聽覺、嗅覺、觸覺等途徑接受的信息加以甄別，區分真的與假的、善意的與惡意的、有用的與無用的等；

⑵整理自己的工作方法、思維方式、生活態度、思想品德等內在涵養，區分好的與差的、先進的與落后的、積極的與消極的等；

⑶檢查自己的著裝（鞋、帽、服裝、工作牌等）、語言、動作等外在表現，區分干凈的與骯臟的、得體的與不合時的等；

整頓

⑷對外來信息進行整頓加工，去偽存真，對有用信息分類陳列，以方便取用；

⑸對自己的工作方法、思維方式、生活態度、思想品德等內在涵養中好的、先進的、積極的部分加以發揚，；

⑹對自己的著裝、語言、動作等外在表現加以修飾，以健康的、得體的、美好的形象對外展示；

清掃

⑺對外來信息中沒用的部分加以清理掃除；

⑻對自己內在涵養中壞的、落后的、消極的部分或改正或屏棄；

⑼對自己外在表現中不健康的、不得體的、不美好的部分加以改正；

清潔

⑽經常做整理、整頓、清掃的循環，始終保持對外來信息的去偽存真、吐故納新、分類整理的機制；

⑾經常做整理、整頓、清掃的循環，始終保持對內在涵養的揚長避短機制；

⑿經常做整理、整頓、清掃的循環，始終保持外在形象的健康、得體、美好；

教養

⒀對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規章制度教育；

⒁每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

2、辦公桌、辦公椅

整理

⑴檢查是否有閑置桌椅，是否有破損桌椅；

⑵檢查桌椅下是否經常打掃，是否干凈整潔；

⑶檢查桌椅是否均粘有物品標簽；

⑷檢查桌面，是否整齊、干凈，是否有不該置于桌面的物品或資料；

⑸檢查抽屜內是否干凈，資料或物品是否擺放整齊、合理；

整頓

⑹將辦公室內桌椅擺放整齊；

⑺將桌椅下方打掃干凈，必須置于桌椅下方的物品必須堆放整齊；

⑻整理桌椅標簽，缺失的補齊，污損的更換刷新；

⑼將桌面的物品或資料，分類整理后合理擺放，機密資料不能置于桌面，應收藏于抽屜或存檔；

⑽將抽屜內物品分類分區整理擺放；

清掃

⑾將閑置桌椅、破損桌椅清理出現場，或報廢或交回物品管理部門；

⑿清掃桌椅下方地面，將桌椅下方不潔物品、過期物品、私人物品清理出現場；

⒀清掃桌面，將過期資料、無效資料清除，屬于機密資料的應予銷毀；

⒁清掃抽屜，將過期資料、無效資料清除，屬于機密資料的應予銷毀；

清潔

⒂每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環，以保持辦公桌椅的干凈、整潔；

⒃隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒄對不符合的情況進行糾正；

教養

⒅對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規章制度教育；

⒆每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

3、會計資料

整理

⑴整理文件，區分有用與無用；

⑵整理文件，區分不再使用與正在使用；

⑶整理文件，區分未處理、正在處理與已經處理；

整頓

⑷文件柜應按存放文件的分類統一規劃與標識；

⑸未處理完的文件應分類、擺放整齊；

⑹處理完的文件應分類放入文件夾；

⑺不再使用的文件應分類整理歸檔；

⑻文件夾應有相應標識，每份文件均應有編號；

⑼所有文件均應建立電腦索引；

清掃

⑽對于無用的文件應區別不同密級進行清理銷毀；

⑾破損文件應及時修復

清潔

⑿每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環，以保持辦公桌椅的干凈、整潔；

⒀隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒁對不符合的情況進行糾正；

教養

⒂對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規章制度教育；

⒃每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

4、計算機等辦公設備

整理

⑴檢查是否有閑置設備，是否有破損設備；

⑵設備是否定期檢查保養；

⑶設備內部、下方是否經常打掃，是否干凈整潔；

⑷檢查設備是否均粘有物品標簽；

整頓

⑸將辦公室內設備擺放整齊，并做到位置固定、標志明顯、拿放方便；

⑹將設備內部和下方打掃干凈，襯墊物疊放整齊；

⑺整理設備標簽，缺失的補齊，污損的更換刷新；

⑻對設備定期檢修；

清掃

⑼將閑置設備、破損設備清理出現場，或報廢或交回物品管理部門；

⑽清掃設備內部和下方，將灰塵、臟物清理出來；

清潔

⑾每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環，以保持辦公設備的干凈、整潔；

⑿隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒀對不符合的情況進行糾正；

教養

⒁對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規章制度教育；

⒂每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

5、公共場所、公共設施

整理

⑴檢查是否有破損或污穢的公共場所或設施（門、窗、地板、天花板、墻壁、過道、洗手間等）；

⑵公共場所、公共設施是否定期檢查保養；

⑶應有標志的公共場所、公共設施是否有明顯標志；

整頓

⑷將公共場所、公共設施打掃干凈；

⑸整理公共場所、公共設施標志，缺失的補齊，污損的更換刷新；

⑹對公共場所、公共設施定期檢修；

清掃

⑺破損或污穢的公共場所與設施應清理，或報廢或提請修理；

⑻清掃公共場所、公共設施，將灰塵、臟物清理出來；

清潔

⑼每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環，以保持辦公公共場所、公共設施的干凈、整潔；

⑽隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⑾對不符合的情況進行糾正；

教養

⑿對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規章制度教育；

⒀每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

（二）財務管理活動

財務管理活動主要包括：財務分析、財務計劃、投資管理、流動資金管理、股利分配管理、資本管理、并購與控制、重整與清算、成本管理與控制等管理活動。

現以流動資金管理中現金管理和應收賬款管理為例說明6S管理活動在財務管理活動中的應用：

1、現金（資金）管理

整理

⑴檢查現金存量的分布情況（庫存現金、各種銀行存款、在途現金、三月內到期的短期投資等）是否合理；

⑵檢查現金的支出是否在計劃內，是否合理，收入計劃執行情況等；

⑶檢查現金的短缺與溢余；

整頓

⑷調整現金存量的分布形式，使之比例適當；

⑸根據事業計劃的變更及時調整現金收支計劃；

⑹準確估計和使用現金的浮游量；

⑺加速催收賬款，保證并增加現金流入；

⑻積極籌措資金，彌補現金的短缺；

清掃

⑼對于不合理或超計劃的支出予以否定與整肅；

⑽妥善處理現金的富余量；

清潔

⑾每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環，以保證現金管理的有序、規范；

⑿隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒀對不符合的情況進行糾正；

教養

⒁對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規章制度教育；

⒂每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

2、應收賬款管理

整理

⑴檢查客戶檔案是否健全；

⑵經常核對會計核算記錄，檢查有無漏入帳、錯入帳、誤入戶頭等現象；

⑶按月向客戶發送對帳單，核對有無未達賬項；

⑷進行賬齡分析，按賬齡長短對客戶進行排序；

整頓

⑸建立健全客戶檔案；

⑹根據營銷策略、客戶資信等因素制定收賬政策；

⑺根據營銷合同的收款條件、結算方式、付款時間等條款及時催收賬款；

⑻針對賬齡分析的結果正確評估發生壞賬的可能性；

清掃

⑼對于無望收回的款項，應及時清理核銷；

⑽對于資信極差的客戶，應建議停止交易轉入訴訟程序；

清潔

⑾每天反復進行整理、整頓和清掃的3S小循環，以保證應收賬款核算與管理的有序、規范；

⑿隨時自我檢查，互相檢查，定期不定期進行抽查；

⒀對不符合的情況進行糾正；

教養

⒁對每個員工進行長期的6S管理教育、CI和公司規章制度教育；

⒂每個員工堅持“日三省乎己”，并積極投身于“每日兩次（班前班后各一次）三分鐘6S管理、每周一次5分鐘6S管理、每月一次10分鐘6S管理”活動。

在具體的財務部門的管理實踐中，6S管理活動是否能實施成功，主要看第5個S（教養）實施得如何。只要6S管理的精神能根植于每位員工的心中，6S管理活動就一定能取得成效。