新益為6S咨詢公司概述：每次需要某個文件時，你是否要花費很長的時間去找到它，是否費半天勁卻發現它早已被丟掉。這些都是個人信息管理不到位的結果。在個人信息管理中應用5S管理能夠快速有效地獲取所需知識，提高工作效率和自身能力。

個人信息5S管理

一、5S管理之整理

個人信息整理的目的是騰出“空間”來活用。隨著現代信息技術的發展，我們擁有更大容量的存儲器，如數碼相機存儲卡、電腦硬盤、手機SIM卡等。但這些存儲器容量仍然是有限的，如果不定期整理，就會導致手機的通訊錄或收件箱已滿、數碼相機存儲卡已滿、電腦硬盤空間不足導致很多應用程序無法運行等情況。臨時倉促地做出刪除文件的決定，往往會做出非理性的選擇，很多人都因為刪除了數碼相機中的珍貴圖片而后悔莫及。個人信息整理的要點包括：

對個人信息空間中的所有信息進行全面檢查；制定保存和不保存的標準；刪除、銷毀不需要的文件；分析信息的使用頻度，決定其保存載體；制定無用信息的處理方法。

二、5S管理之整頓

整頓是指將所有個人信息保存在最合適的地方，其目的在于減少查找信息的時間，提高信息利用效率。個人信息的特性決定了分散保存是不可避免的，但是可以通過整頓將不同的保存地點、存儲載體組織起來，實現宏觀上的可視管理。

要做到這一點，首先需要將個人信息分為三個區：熱信息（當前正在使用的信息），如電腦中打開的文件，電話機旁的筆記本；溫信息（工作信息），如與正在執行的項目或任務有關的信息；冷信息（不再使用的信息）。為不同分區的信息選擇最合適的存儲載體，例如正在處理的文件放到電腦的桌面上，不再使用的信息可以用光盤、磁帶保存起來。

其次，根據載體形態、信息形式、信息來源制定信息的分類標準，建立科學的信息分類體系。

再次，對每一種存儲載體、每一個個人信息集合（Personal Information Collection）、每一個文件夾進行科學的標識，做到一看文件夾的名字就知道其信息的內容。通過整頓，要求做到個人所形成或經歷過的任何信息，能立刻知道保存（或應該保存）在什么載體上，保存在哪個文件夾中，存放在什么地方。通過5S管理的整頓活動后就能確保快速找到所需要的信息。

三、5S管理之清掃

個人信息的清掃指對個人信息進行有效組織，消除信息碎片，并對個人信息管理工具進行定期維護和同步。其目的是要將所有信息納入個人信息管理系統，同時使個人信息管理工具處于隨時可用的狀態。我們經常有這樣的經驗，當需要拍攝某些珍貴照片的時候，發現數碼相機沒有充電；或者打開u盤某個文件的時候發現不是最新的版本，新版本保存在個人電腦的硬盤中。這些都是沒有做好清掃工作的結果。個人信息清掃的要點是：

通過例行的整理、整頓工作，使個人信息處于良好的組織狀態；同時，對各種環境下形成的信息碎片進行及時的清理，將其納入合適的信息管理系統；

再次，做好信息管理工具（例如手機、數碼相機、筆記本電腦、PDA等等）的維護工作，使其隨時處于最佳工作狀態；

最后，要做好不同信息管理工具、存儲載體的同步協調工作，保持個人信息的一致。

四、5S管理之清潔

個人信息5S管理的清潔指通過制定制度和規范維持整理、整頓和清掃的成果，其目的在于提高工作效率并維護個人信息的安全。清潔工作包括兩個要點：

第一，研究自己在整理、整頓、清掃個人信息過程中的做法，分析個人信息在形成、保存、利用、歸檔這一生命周期中存在的規律，將其中帶有普遍性的處理方法通過制度進行規范化，在下次遇到同樣的信息時能迅速按照標準操作程序進行處理，從而提高個人信息處理的效率；

第二，第二，維護個人信息的安全，要對信息存儲載體如磁盤、光盤、磁帶、存儲卡等進行更新，保證其可讀性；同時做好定期備份工作，并將備份工作納入個人信息管理制度中。

五、5S管理之素養

信息素養是知道什么時候需要什么樣的信息，并能定位、獲取、評估和高效地利用信息去滿足這種需要的能力。將5S管理理念用于個人信息管理的最終目標就是持續進行個人信息的整理、整頓、清掃、清潔工作直至習慣化，并在實踐中制定管理規范和標準操作程序，最終提升個人的信息素養，從而充分利用現有的各種信息管理工具，使其協調工作，解決個人信息分散和信息碎片的問題，實現有效地獲取信息、準確地表達知識，提高工作效率和自身素養。

5S強調通過整理、整頓、清掃、清潔實現“素養”的目標，這與個人信息管理的目標是契合的。5S的三個要點是改造人、改造工具和目視管理。通過改造入，形成良好的信息管理習慣，控制信息碎片的形成；通過改造工具，使各種信息管理工具協調、同步起來，解決信息分散的問題；通過目視管理，使所有個人信息在可視范嗣之內，避免“眼不見、心不亂”的困境，減少個人信息查找利用的障礙。