新益為5S咨詢公司概述：目前，由于各級醫(yī)院購置的醫(yī)療設(shè)備數(shù)量不斷增加，檔次不斷提高，醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)量很大，給設(shè)備管理增加了不小的難度。為了解決設(shè)備檔案管理為醫(yī)療管理帶來的難題，不少醫(yī)院導(dǎo)入了TPM管理模式。

TPM設(shè)備檔案管理

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

1、對醫(yī)療設(shè)備檔案管理認(rèn)識不足

由于醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作不能直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，對檔案管理工作認(rèn)識不足，大多數(shù)醫(yī)院從院領(lǐng)導(dǎo)至檔案管理人員對醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識比較薄弱，只強調(diào)醫(yī)療設(shè)備的采購和使用，忽視檔案管理工作，看不到檔案管理在醫(yī)療設(shè)備購置論證、使用和維護(hù)中所起的作用，利用檔案數(shù)據(jù)分析可總結(jié)設(shè)備品牌的開機率、使用率和效果，醫(yī)療設(shè)備檔案管理對提高治療效果、提高醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)院發(fā)展起到極其重要作用。因此，忽視檔案管理工作不但會對醫(yī)院的經(jīng)濟效益產(chǎn)生影響，而且也不利于患者的治療。

2、醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全

醫(yī)療設(shè)備檔案管理應(yīng)當(dāng)包括對醫(yī)療設(shè)備的采購、使用、保養(yǎng)以及維修的每個環(huán)節(jié)的有關(guān)資料進(jìn)行管理，這樣才能充分利用檔案資料為醫(yī)療設(shè)備的正常運行、保養(yǎng)、維修等提供有效數(shù)據(jù)依據(jù)。但是在實際工作過程中，對各個環(huán)節(jié)的管理沒有具體要求，資料歸集紊亂，有的在使用科室有的在設(shè)備管理部門，職責(zé)非常不明確，經(jīng)常出現(xiàn)找不到檔案資料現(xiàn)象，檔案管理起不到相應(yīng)的作用。更沒有形成規(guī)范系統(tǒng)的管理制度，建立長效監(jiān)督和考核機制，檔案管理非常混亂，一旦發(fā)生檔案丟失，就會出現(xiàn)各科室工作人員互相推卸責(zé)任。

3、設(shè)備檔案管理人員水平參差不齊

大多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員都是兼職人員，更沒有專業(yè)人員，業(yè)務(wù)知識低下，檔案管理意識薄弱，檔案管理人員業(yè)務(wù)知識參差不齊，一些檔案工作人員的計算機水平相對比較差，導(dǎo)致檔案管理紊亂。

4、設(shè)備檔案管理模式落后

目前，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理沒有規(guī)范模式，多數(shù)醫(yī)院是自動化系統(tǒng)與傳統(tǒng)的管理方式并存，一部份醫(yī)院的檔案放置于設(shè)備使用科室或設(shè)備管理科室，所收集的資料也不齊全，各醫(yī)院管理模式不統(tǒng)一、不規(guī)范，致使醫(yī)療設(shè)備檔案不能得到很好的保護(hù)，出檔案資料不齊全或丟失現(xiàn)象，在一定程度上影響了醫(yī)院管理水平。

5、設(shè)備檔案管理設(shè)施不全

相當(dāng)一部份醫(yī)院除沒有專業(yè)檔案管理人員外，也沒有專用檔案室、檔案柜，計算機等設(shè)備的情況，計算機軟件管理還沒有充分應(yīng)用于檔案管理中，這部份醫(yī)院在對醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理的過程中，仍然采用傳統(tǒng)的手工操作方式，常有檔案丟失或不全，因此很難提供準(zhǔn)確以及全面的信息。由于設(shè)備檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，醫(yī)院在人、財物投入方面不重視，資金比較少，設(shè)備設(shè)施落后，不能滿足現(xiàn)代檔案管理要求，不能有效提高檔案的利用率。

二、TPM解決設(shè)備檔案管理問題的方法

1、TPM提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理的認(rèn)識

做好設(shè)備管理直接影響醫(yī)療技術(shù)水平的發(fā)揮，直接關(guān)系疾病的診治效果，而檔案管理是TPM設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)，如果檔案管理的不當(dāng)，將會在很大程度上影響醫(yī)療設(shè)備的利用和技術(shù)水平發(fā)揮，大大的降低醫(yī)療質(zhì)量，給醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益帶來不良的影響，不利于醫(yī)院的長久發(fā)展。因此，檔案管理人員除加強對設(shè)備檔案管理認(rèn)真執(zhí)行外，應(yīng)當(dāng)向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)陳述檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重視，促使醫(yī)院加大對檔案管理的投入，確保檔案管理工作的順利開展，為保證醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的完整、準(zhǔn)確提供保障，全面提高醫(yī)療設(shè)備檔案的利用率。

2、健全TPM醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度應(yīng)包括檔案管理人員工作職責(zé)、檔案收集范圍、分類方法、編號規(guī)則，檔案查詢借閱制度、醫(yī)療設(shè)備報廢制度、建檔流程等。建立檔案管理質(zhì)量考核長效機制，將檔案管理質(zhì)量與績效工資掛鉤，利于確保檔案管理的質(zhì)量保證，充分發(fā)揮檔案資源在醫(yī)療、教學(xué)和科研工作中的作用，高效、快捷地為臨床服務(wù)。

3、建立科學(xué)規(guī)范的TPM設(shè)備檔案管理系統(tǒng)

建立完整的、系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)，進(jìn)行科學(xué)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理是管好用好醫(yī)療設(shè)備、提高醫(yī)療設(shè)備的使用率和醫(yī)療器械的開機率、減少醫(yī)療設(shè)備的突發(fā)故障的有效辦法。醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)由專人進(jìn)行管理，并實行設(shè)備使用科室、設(shè)備管理部門、醫(yī)院檔案管理部門流程管理的機制。設(shè)備以臺、件進(jìn)行歸檔，實行一機一檔的動態(tài)和相對靜態(tài)管理，把設(shè)備從購置到報廢期作為動態(tài)管理，設(shè)備使用科室、設(shè)備管理部門分別建立檔案，在設(shè)備使用過程中實行動態(tài)管理，收集設(shè)備使用過程中維修、更換配件等資料直至設(shè)備報廢。設(shè)備報廢后由設(shè)備管理部門將檔案移交醫(yī)院檔案管理部門作永久保存，視為相對靜態(tài)管理。檔案資料應(yīng)包括設(shè)備購置的論證、審批、招標(biāo)采購、設(shè)備清單、圖片、裝機驗收、培訓(xùn)、維護(hù)、報廢等資料，實行電子檔案和紙質(zhì)檔案管理，使得檔案管理者查詢時簡便快捷，和紙質(zhì)檔案互為補充，極大地提高了工作效率。

4、TPM培訓(xùn)提高管理人員能力

設(shè)備管理部門和醫(yī)院檔案管理部門的檔案管理人員應(yīng)為專職專業(yè)人員，設(shè)備使用科室檔案管理人員可由其他人員兼職，醫(yī)院應(yīng)制定醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員和臨床使用人員培訓(xùn)計劃和考核表，多創(chuàng)造檔案管理人員外出學(xué)習(xí)機會，詳細(xì)記錄培訓(xùn)資料和考核成績，檔案管理人員參與設(shè)備購置、臨床使用、故障維修的各個管理環(huán)節(jié)和全部管理過程，在學(xué)習(xí)和實踐過程中不斷提高設(shè)備檔案管理業(yè)務(wù)水平。